Guide pour maîtriser la gestion de projet et créer de la valeur dans votre entreprise

Découvrez nos astuces pour transformer vos idées en succès avec notre guide de gestion de projet.

Introduction

Dans le monde des affaires d’aujourd’hui, où l’agilité et l’innovation sont devenues des maîtres-mots, la gestion de projet se révèle être un pilier incontournable pour toute entreprise cherchant à créer de la valeur et à se démarquer. Que vous soyez à Montpellier, Toulouse, ou ailleurs dans notre belle région d’Occitanie, chez Create Value, nous croyons fermement que maîtriser la gestion de projet est un atout majeur pour votre entreprise.

La gestion de projet : un levier de création de valeur

La gestion de projet n’est pas simplement une série de méthodes et d’outils pour atteindre un objectif. Cela implique une planification stratégique, une communication efficace et l’utilisation d’outils adéquats pour assurer une exécution optimale.
C’est un levier puissant pour créer de la valeur au sein de votre entreprise, et ce, à plusieurs niveaux :

  • Optimisation des ressources : elle permet d’optimiser l’utilisation des ressources disponibles, qu’il s’agisse de temps, de compétences ou de finances. En planifiant judicieusement et en allouant les ressources de manière stratégique, les entreprises peuvent réaliser plus avec moins, maximisant ainsi la rentabilité et minimisant le gaspillage.

 

  • Satisfaction client : un projet bien géré, qui est livré dans les délais et respecte le budget, non seulement renforce la crédibilité de l’entreprise mais assure également la satisfaction du client. Un client satisfait est plus susceptible de revenir pour de futurs projets et de devenir un ambassadeur de votre marque, créant ainsi une valeur durable à travers la fidélité et les recommandations.

 

  • Avantage concurrentiel : dans un marché saturé, la capacité à gérer efficacement les projets devient un avantage concurrentiel. Les entreprises qui peuvent livrer des résultats de qualité de manière cohérente se démarquent, attirant ainsi plus de clients et de partenaires, et renforçant leur position sur le marché.

 

  • Innovation et amélioration continue : la gestion de projet n’est pas statique. Elle offre un terrain propice à l’innovation et à l’amélioration continue. En explorant de nouvelles méthodologies, en adoptant des technologies émergentes et en apprenant de chaque projet, les entreprises peuvent innover et s’améliorer constamment, créant ainsi de la valeur à travers l’excellence opérationnelle.

 

  • Développement des compétences de l’équipe : les projets offrent une occasion unique pour les équipes de développer leurs compétences. En travaillant sur des défis réels et en naviguant à travers divers obstacles, les membres de l’équipe affinent leurs compétences et acquièrent de nouvelles connaissances, ce qui ajoute de la valeur à leur développement professionnel et, par extension, à l’entreprise.

 

  • Alignement stratégique : en alignant les projets avec la stratégie globale de l’entreprise, la gestion de projet assure que chaque effort, chaque ressource et chaque initiative contribuent directement à la réalisation des objectifs à long terme de l’entreprise, créant ainsi de la valeur en assurant la cohérence et la direction stratégique.

 

  • Gestion des risques : la capacité à identifier, évaluer et atténuer les risques est une composante essentielle de la gestion de projet qui crée de la valeur en protégeant l’entreprise contre les perturbations potentielles et en assurant la stabilité et la prévisibilité.

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Les outils de gestion de projet : vos alliés au quotidien​

Dans le contexte actuel, où le travail hybride et à distance (télétravail) devient la norme, les outils de gestion de projet tels que Google Workspace, Notion, Zapier, et Airtable se révèlent être des alliés précieux.

  • Google Workspace : facilite la collaboration en temps réel

Google Workspace (anciennement G Suite) offre une suite d’outils de collaboration et de productivité en ligne, tels que Gmail, Docs, Drive, et Calendar, qui permettent aux équipes de travailler ensemble, où qu’elles soient.

 

  • Notion : centralise l’information et la gestion de tâches

Notion est un outil tout-en-un qui permet de créer, partager et collaborer sur des notes, des bases de données, des tâches, et plus encore, le tout dans un seul et même espace.

 

  • Zapier : automatise les flux de travail entre différentes applications

Zapier permet d’automatiser les tâches entre différentes applications en ligne, sans nécessiter de compétences en codage, en créant des « Zaps » qui déclenchent des actions basées sur des conditions spécifiées.

 

  • Airtable : organise et visualise les données de projet de manière intuitive

Airtable combine la simplicité d’une feuille de calcul avec la complexité d’une plateforme de gestion de projet robuste, permettant aux équipes de suivre et de visualiser les données de leur projet de manière flexible et personnalisable.

Ces plateformes permettent non seulement de faciliter la collaboration et la communication au sein des équipes, mais aussi d’optimiser les processus et d’assurer un suivi rigoureux des projets.

10 étapes pour créer de la valeur dans votre entreprise

  • ÉTAPE 1 : définir les objectifs

    Vous avez une idée et vous aimeriez la mettre en application ? Votre projet démarre par la définition claire de l’objectif que vous souhaitez atteindre. Cet objectif est à présent votre but et pour le réaliser il vous faut le découper en sous-objectifs. Ils doivent être Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis : critères SMART. 

    Lorsque vous aurez défini ces objectifs, pensez à identifier les indicateurs de succès. Cela vous permettra de suivre votre progression à chaque étape du projet.

  • ÉTAPE 2 : planifier le projet

    Pour planifier votre projet, établissez le plan de projet. Le plan de projet est votre feuille de route qui met en exergue toutes les actions relatives au projet. On y retrouve : les tâches ou objectifs, les délais à respecter, les ressources disponibles et les relations entre les activités.

    Pour vous aider à optimiser votre flux de travail, voici quelques outils de gestion de projet qui vous permettront de cadrer votre plan : Trello, Notion, Jira, …

    Restez organisés afin d’anticiper les éventuels blocages et de prévenir les risques.

  • ÉTAPE 3 : composer une équipe de projet

    La composition de l’équipe de projet est un facteur clé de réussite. Les membres de l’équipe vont travailler ensemble afin d’atteindre un objectif commun. Vous n’êtes pas seul, chacun à son rôle et ses compétences spécifiques. Déléguez les tâches en les attribuant aux bonnes personnes. Encouragez la collaboration et assurez-vous que chacun comprend clairement ses responsabilités et les délais à respecter.

  • ÉTAPE 4 : impliquer les parties prenantes

    Dès le début du projet, les parties prenantes internes et externes doivent être impliquées. Leurs opinions, besoins et attentes doivent être pris en compte pour garantir une adhésion solide au projet. Comment favoriser leur implication nous diriez vous ? Par la mise en place d’un outil collaboratif par exemple, en instaurant des échanges réguliers sur le projet en question, et en créant des liens dans un cadre motivant.

  • ÉTAPE 5 : favoriser la communication et la collaboration

    Une communication ouverte et efficace est essentielle pour une gestion de projet réussie.

    Encouragez la collaboration entre les membres de l’équipe, les parties prenantes et les départements concernés.

    Assurez-vous que les informations circulent librement et que les problèmes sont résolus rapidement.

    Pour vous donner quelques idées, faites un point hebdomadaire sur l’état d’avancement du projet, organisez des rencontres ou des points de travail en équipe. Ces moments d’échanges permettent à chaque participant d’établir un état d’avancement du projet, de partager ses blocages afin de trouver des solutions.

  • ÉTAPE 6 : organiser le suivi et le contrôle d’avancement du projet

    Pour détecter tout écart au plan du projet que vous vous êtes fixé, suivez la progression de votre projet. Pour vous aider dans cette étape, utilisez des outils de gestion de projet adaptés à votre manière de travailler et à votre entreprise. Sa mise en place permettra de : surveiller les tâches en cours, à faire ou dépassés, faire le point sur les indicateurs clés et de prendre des mesures correctives en cas de besoin.

  • ÉTAPE 7 : anticiper et traiter les risques

    Tout au long du cycle de vie de votre projet, des risques potentiels pourraient engendrer du retard au niveau de la durée finale. C’est pourquoi, une gestion proactive des risques vous permettra d’anticiper les problèmes et de mettre en place des stratégies d’atténuation adéquates. Identifiez les risques, évaluez leur impact, et prévoyez des plans pour pallier ces menaces.

  • ÉTAPE 8 : favoriser l’innovation et l’amélioration continue

    La gestion de projet ne se limite pas à atteindre les objectifs, mais doit également encourager les idées innovantes et l’amélioration continue. Vous vous demandez probablement : comment encourager l’innovation ? En voici quelques exemples : encouragez une culture de l’innovation par la reconnaissance des idées que vous proposent vos employés, montrer l’exemple en faisant preuve de créativité et de prise de risques, valorisez la montée en compétences de vos collaborateurs, … Comme vous pouvez le constater, il y a de multiples façons d’encourager l’innovation au sein de votre entreprise et ce sujet pourrait faire l’objet d’un futur article !

  • ÉTAPE 9 : respecter le budget

    Nous voici à l’avant dernière étape : la gestion des coûts. Cette étape est cruciale pour créer de la valeur car lorsqu’une entreprise maîtrise ses coûts cela permet de préserver ses ressources financières et d’optimiser la rentabilité du projet Assurez-vous de respecter les budgets alloués et de minimiser les dépassements. Pour vous aider, voici quelques conseils : estimez de manière réaliste les coûts, allouez une marge de sécurité et suivez les dépenses en mettant en place un outil de gestion financière.

  • ÉTAPE 10 : évaluer les résultats et célébrer les réussites

    À la fin du projet, effectuez une évaluation complète des résultats par rapport aux objectifs fixés. Ce point permettra de tirer des leçons des expériences passées, d’améliorer vos pratiques et  de renforcer la motivation de votre équipe de projet.

    Enfin, célébrez les réussites de l’équipe et identifiez les opportunités d’amélioration pour les prochains projets à venir.

Conclusion

La gestion de projet est un domaine vaste et complexe, mais avec les bonnes méthodes, outils et une équipe dédiée, les projets peuvent être menés à bien, en respectant les délais et les budgets, tout en satisfaisant les attentes des parties prenantes. En combinant des méthodologies éprouvées avec une approche centrée sur l’équipe et la collaboration, les chefs de projet peuvent guider leurs initiatives vers une concrétisation fructueuse.

Le mot de la fin : une gestion de projet efficace est un investissement précieux pour l’avenir de votre organisation.

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